KI-Automatisierung für den Mittelstand: Ihre Routine erledigt jetzt die KI.
Agenten für Rechnungseingang
Wir bauen KI-Systeme, die Dokumente lesen, Anfragen einordnen und Abläufe zu Ende bringen. Angebunden an Ihre Software, mit Freigabe durch Ihr Team, betrieben in Frankfurt. Zum Festpreis, live in 2 bis 6 Wochen.
Kostenlos, 30 Minuten, mit konkreter Einschätzung.
- ↓Neue Mail an buchhaltung@RE-2026-1184.pdf
- ›Dokument lesenLieferant erkannt
- ›Positionen auslesen7 Positionen
- 2–6
- Fest
- Frankfurt
- Art. 28
In fast jedem Büro liegt ein Teil der Woche in Arbeit, für die niemand eingestellt wurde. Genau diese Arbeit kann heute ein System übernehmen.
- 01
Abtippen
Daten aus PDFs, Mails und Formularen von Hand in ein anderes System übertragen.
- 02
Sortieren
Postfächer, Anfragen und Belege sichten, zuordnen und weiterleiten.
- 03
Nachfassen
Erinnern, nachhaken, Status abfragen, an Fristen denken.
- 04
Zusammensuchen
Informationen aus drei Systemen holen, um eine Frage zu beantworten.
Die Lösung, vereinfachtScalo sortiert. Ihr Team arbeitet.Ein KI-Agent übernimmt genau diese vier Dinge, rund um die Uhr, und fragt nach, wenn er sich nicht sicher ist.
Niemand wurde eingestellt, um Rechnungen abzutippen oder Postfächer zu sortieren. Genau das übernimmt jetzt Ihr KI-Agent.
Klicken Sie auf die orangen Zahlen und setzen Sie Ihre eigenen ein.
In Ihrem Büro arbeiten. Jede Person verbringtpro Woche mit Abtippen, Sortieren und Nachfassen. Eine Stunde kostet Sie.
Das sind im Monat rund
208 Stunden
oder 9.353 € an Arbeitszeit.
Übernimmt ein Agentdavon, gewinnen Sie
4.676 €
im Monat, das sind 104 Stunden für echte Arbeit.
Zahlen anklicken zum Ändern. Gerechnet mit 4,33 Wochen im Monat. Der Anteil ist Ihre Schätzung, keine Zusage der Scalient Group.
Keine Spielerei mit Chatbots. Systeme, die in Ihre Abläufe eingreifen und dort Arbeit abnehmen, wo jede Woche Stunden verloren gehen.
KI-Agenten, die Abläufe zu Ende bringen
Ein Agent liest die Eingangslage, entscheidet nach Ihren Regeln, führt die nächsten Schritte aus und meldet sich nur bei Ausnahmen.
- Von der Anfrage bis zum fertigen Angebot
- Mehrere Agenten mit klaren Übergaben
- Kritische Schritte gehen zur Freigabe
Dokumente lesen und prüfen
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare werden erfasst, gegen Ihre Regeln geprüft und strukturiert weitergegeben.
- Rechnungseingang mit Vorkontierung
- Fristen und Klauseln in Verträgen
- Handschrift und Scans
Anfragen und Leads einordnen
Eingehende Anfragen werden bewertet, mit Kontext angereichert und priorisiert an den Vertrieb übergeben.
- Bewertung nach Ihren Kriterien
- Antwortentwurf in Sekunden
- Übergabe ins CRM mit Begründung
E-Mail-Postfach und Kundenservice
Wiederkehrende Mails werden erkannt, beantwortet oder mit fertigem Entwurf an die richtige Person verteilt.
- Antworten in Ihrem Ton
- Rückfragen aus Ihren Systemen
- Mensch gibt frei
Interner KI-Assistent
Ein Assistent, der Ihre Handbücher, Preislisten und Vorgänge kennt und Fragen Ihres Teams mit Quelle beantwortet.
- Antworten mit Fundstelle
- Rechte aus Ihrem System
- Läuft in der EU
Anbindung an Ihre Systeme
CRM, ERP, Buchhaltung und Ablage werden über echte Schnittstellen verbunden, nicht über Kopieren und Einfügen.
- Bestehende Zapier- und Make-Strecken bleiben
- Eigene Schnittstellen, wo nötig
- Rollen und Rechte bleiben erhalten
Starten Sie mit einem, holen Sie die anderen dazu, wenn es passt. Jeder schreibt jeden Schritt ins Protokoll.
Agent 01
Service-Agent
Beantwortet Kunden freundlich, Tag und Nacht, und gibt die kniffligen Fälle an Sie ab.
- Postfach und WhatsApp beantworten
- Bestellstatus selbst nachschlagen
- Reklamationen sauber erfassen
- Ärger sofort an Ihr Team
Agent 02
Vertriebs-Agent
Antwortet auf jede Anfrage in Minuten, bewertet sie und legt das Angebot zur Freigabe bereit.
- Anfragen bewerten und anreichern
- Angebotsentwurf aus Ihren Preisen
- Termin direkt in den Kalender
- Nachfassen nach Plan
Agent 03
Büro-Agent
Liest Rechnungen und Belege, gleicht sie ab und meldet nur, was nicht passt.
- Rechnungseingang und Vorkontierung
- Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
- Belege an DATEV
- Fristen aus Verträgen
So sieht ein Montagmorgen mit Service-Agent aus: jede Mail gelesen, eingeordnet und erledigt oder an die richtige Person weitergegeben.
Beschreiben Sie, was Ihr Agent erledigen soll, und sehen Sie zu, wie der Ablauf entsteht und durchläuft. Knoten lassen sich verschieben, und überall dort, wo es zählt, entscheidet ein Mensch.
Eine Beispiel-Rechnung, eine typische Kundenmail oder ein Formular, dazu zwei Sätze, was heute damit passiert. Wir antworten mit einer Skizze, wie ein Agent das erledigen würde.
- 1Sie schicken ein anonymisiertes Beispiel
- 2Wir zeichnen den Ablauf als Workflow mit Freigaben
- 3Sie bekommen Skizze und groben Preisrahmen per Mail
Wählen Sie eine Abteilung. Das sind die Abläufe, die wir dort am häufigsten automatisieren.
- 01Rechnungseingang und Vorkontierung
- 02Belege an DATEV übergeben
- 03Mahnwesen vorbereiten
- 04Reisekosten prüfen
Branchen
- Handwerk und Bau
- Kanzleien und Steuerberatung
- Handel und E-Commerce
- Industrie und Produktion
- Immobilien und Verwaltung
- Agenturen und Dienstleister
- Logistik
- Praxen und Gesundheit
Ihr Agent merkt sich Regeln, Vorlieben und Entscheidungen aus der Vergangenheit. Sie erklären Dinge einmal, nicht bei jedem Vorgang.
- Regeln in Klartext, ohne Programmierung
- Jeder Eintrag einsehbar, änderbar und löschbar
- Gelerntes wird erst nach Ihrer Bestätigung zur Regel
Kein Pflichtenheft über Monate. Der erste Prozess läuft früh an Ihren echten Daten, und Sie sehen, was er kann, bevor wir weiterbauen.
Etappe 1 von 4 · Woche 1
Aufnehmen
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und messen, wo Zeit liegen bleibt. Am Ende steht eine Liste mit Aufwand und Wirkung je Prozess.
Was wir tun
- Abläufe mit Ihrem Team durchgehen
- Aufwand an echten Vorgängen messen
- Anwendungsfälle nach EU AI Act einordnen
Was Sie tun
Zwei, drei Stunden mit den Leuten, die den Ablauf heute machen, und ein paar Beispielvorgänge.
Ergebnis
Priorisierte Liste: was sich lohnt, was nicht, in welcher Reihenfolge.
Ihre KI-Agenten arbeiten in der Software, die Sie schon haben. Fahren Sie über eine Kategorie, um zu sehen, was dazugehört.
Einmal Setup, danach eine monatliche Pauschale mit Wartung, Nachschärfen und Serverkosten. Alle Preise netto.
Prozess-Audit
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und liefern eine priorisierte Liste: welcher Vorgang wie viel Zeit kostet, was sich automatisieren lässt, was nicht, und in welcher Reihenfolge es sich lohnt.
- Zwei Tage Aufnahme, vor Ort oder per Video
- Messung an fünf bis zehn echten Vorgängen
- Priorisierte Liste mit Aufwand und Wirkung
- Einordnung nach EU AI Act je Anwendungsfall
890 €
einmalig, netto
Beauftragen Sie danach ein Paket, wird das Audit voll verrechnet. Wenn nicht, behalten Sie die Liste trotzdem.
Audit anfragenStarter
Ein Kernprozess, sauber automatisiert
490 €im Monatplus 2.490 € Setup einmalig
- Ein zentraler Prozess, etwa Rechnungseingang oder Anfragen
- Anbindung an ein bestehendes System
- Wartung, Nachschärfen und Serverkosten enthalten
- Für ganze Abteilungen
Scale
Der komplette Abteilungs-Workflow
790 €im Monatplus 4.900 € Setup einmalig
- Agenten-System für eine ganze Abteilung
- Anbindung von zwei bis drei Kernsystemen
- Laufende Optimierung, Monitoring und Serverkosten
Verbund
Mehrere Prozesse, die ineinandergreifen
1.350 €im Monatplus 6.490 € Setup einmalig
- Drei bis fünf Prozesse über Abteilungsgrenzen
- Bis zu sechs Systeme mit protokollierten Übergaben
- Quartalsgespräch mit fester Nachschärfung
Ablauf-Garantie
Läuft Ihr erster Prozess nach 6 Wochen nicht im Echtbetrieb, zahlen Sie keine monatliche Pauschale, bis er läuft.
Enterprise · Eigene Architektur, eigene Infrastruktur
Individuelle Software- und Modellarchitektur · Multi-Agenten-Strecken und eigene Schnittstellen · Betrieb in Ihrer Infrastruktur, Support mit SLA
ab 1.590 € im Monat
ab 8.900 € Setup
| Kriterium | Selbst mit Zapier oder Make | Klassische IT-Agentur | Scalient Group |
|---|---|---|---|
| Versteht Dokumente und freie Texte | Kaum | Selten | Ja |
| Entscheidet nach Ihren Regeln | Nur einfache Wenn-dann | Nach Pflichtenheft | Ja, mit Begründung |
| Erster Prozess live | Wenn jemand Zeit hat | Nach Monaten | In 2 bis 3 Wochen |
| Preis | Ihre Arbeitszeit | Nach Stunden | Fest: Setup plus Pauschale |
| Wartung und Anpassung | Bei Ihnen | Als Nachtrag | In der Pauschale |
| DSGVO und AI Act dokumentiert | Bei Ihnen | Je nach Agentur | Ab Projektstart |
Der Datenschutzbeauftragte sitzt beim ersten Gespräch mit am Tisch, nicht beim letzten. Deshalb gehört die Dokumentation zum Setup.
Fragen Sie den Agenten, warum.
Jede Entscheidung landet mit Zeitstempel, Begründung und Quelle im Protokoll. Klicken Sie rechts auf „Warum?“, um zu sehen, worauf sich der Agent gestützt hat. Und wo Ihre Regel es verlangt, wartet er auf einen Menschen.
- 01
Verarbeitung in Frankfurt
Ihre Daten bleiben in deutschen Rechenzentren. Eine Übermittlung in Drittländer gibt es nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.
- 02
AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen und ein Löschkonzept gehören zum Setup, nicht zum Nachtrag.
- 03
Kein Training mit Ihren Daten
Ihre Inhalte fließen nicht in das Training fremder Modelle. Wo nötig, läuft das Modell in Ihrer eigenen Infrastruktur.
- 04
Jeder Schritt protokolliert
Jede automatische Entscheidung wird mit Zeitstempel und Quelle festgehalten und ist im Nachhinein prüfbar.
- 05
Mensch in der Schleife
Vorgänge über Ihren Schwellen gehen zur Freigabe an eine Person. Sie legen fest, was die KI allein darf.
- 06
EU AI Act eingeordnet
Jeder Anwendungsfall wird vor dem Bau nach Risiko eingeordnet, die Pflichten werden dokumentiert.
Ben Heister hat die Scalient Group Ende 2023 gegründet. Die Gruppe baut KI-Automatisierungen für Unternehmen im DACH-Raum und entwickelt daneben eigene Software, die sie selbst betreibt.
Sie sprechen vom ersten Gespräch bis zum Betrieb mit denselben Leuten, die Ihr System bauen. Kein Vertrieb, der verspricht, was die Technik dann ausbaden muss.
Scalo in 3D, drehen Sie ihn
Welcher Ablauf kostet Sie die meiste Zeit?
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.
- Konkrete Einschätzung statt Folien
- Grober Preisrahmen im Gespräch
- Kein Vertrag, keine Verpflichtung
Erstgespräch anfragen