Das Problem mit dem Abtippen
In vielen Büros liest jemand ein Dokument und überträgt die Angaben in ein anderes System. Rechnungsnummer, Betrag, Lieferadresse, Vertragsende. Die Arbeit ist eintönig, fehleranfällig und bindet Menschen, die eigentlich anderes zu tun hätten.
Genau hier ist KI heute besonders stark. Sie erkennt die relevanten Angaben in einem Dokument und legt sie als saubere Daten im richtigen System ab. Der Mensch prüft danach nur noch die Fälle, bei denen das System unsicher ist.
Welche Dokumente sich eignen
Grundsätzlich lässt sich fast jedes Dokument auslesen, das Informationen in einer erkennbaren Form enthält. Besonders häufig sind:
- Eingangsrechnungen und Gutschriften
- Lieferscheine und Auftragsbestätigungen
- Bestellungen, die per Mail oder als PDF eingehen
- Verträge mit Laufzeiten, Fristen und Kündigungsklauseln
- Formulare, Anträge und Prüfprotokolle
- Bewerbungsunterlagen und Lebensläufe
Je häufiger ein Dokumenttyp vorkommt und je mehr Angaben daraus übertragen werden, desto größer ist der Nutzen.
Texterkennung und Verständnis: der Unterschied
Klassische Texterkennung
Texterkennung, oft OCR genannt, wandelt ein Bild in Text um. Sie weiß aber nicht, was dieser Text bedeutet. Klassische Lösungen arbeiten deshalb mit Vorlagen: Für jedes Layout wird festgelegt, an welcher Stelle die Rechnungsnummer steht. Ändert ein Lieferant sein Layout, stimmt die Vorlage nicht mehr.
KI mit Sprachverständnis
Moderne Sprachmodelle verstehen den Inhalt eines Dokuments. Sie erkennen eine Rechnungsnummer, auch wenn sie an einer ungewohnten Stelle steht oder anders beschriftet ist. Sie können Positionen zusammenfassen, Zusammenhänge erkennen und Fragen an das Dokument beantworten, etwa ob ein Vertrag eine automatische Verlängerung enthält.
In der Praxis werden beide Verfahren oft kombiniert: Die Texterkennung liefert den Text, die KI versteht und strukturiert ihn.
Handschrift, Scans und schlechte Fotos
Nicht jedes Dokument kommt als sauberes PDF. Lieferscheine mit handschriftlichen Notizen, schief fotografierte Belege oder alte Faxe gehören in vielen Betrieben zum Alltag. Aktuelle Modelle kommen mit solchen Vorlagen deutlich besser zurecht als frühere Verfahren, aber nicht fehlerfrei.
Deshalb ist es wichtig, dass das System erkennt, wenn es sich nicht sicher ist. Ein unleserlicher Betrag sollte nicht geraten, sondern zur Prüfung vorgelegt werden. Hilfreich ist außerdem, die Qualität der Eingänge zu verbessern, etwa mit einer einfachen Scan-App statt Fotos aus der Hand.
Prüfen gegen Ihre Regeln
Auslesen allein reicht nicht. Der eigentliche Wert entsteht, wenn die erkannten Angaben gegen Ihre Regeln und Ihre Daten geprüft werden:
- Stimmt die Summe der Positionen mit dem Gesamtbetrag überein?
- Gibt es zu dieser Rechnung eine Bestellung und einen Lieferschein?
- Ist der Lieferant bekannt, und stimmt die Bankverbindung mit den Stammdaten überein?
- Wurde diese Rechnungsnummer schon einmal erfasst?
- Liegt ein Vertragsende innerhalb der nächsten Monate?
Solche Prüfungen sind regelbasiert und verlässlich. Sie fangen viele Fehler ab, bevor sie in Ihre Systeme gelangen.
Konfidenz und Rückfragen
Ein gutes System arbeitet mit Sicherheitsstufen. Ist es bei allen Angaben sicher und bestehen alle Prüfungen, läuft der Vorgang durch. Ist es bei einer Angabe unsicher oder schlägt eine Prüfung fehl, geht der Vorgang mit Begründung an eine Person. Diese sieht das Dokument, die erkannten Werte und den Hinweis, was nicht passt.
Am Anfang empfiehlt es sich, die Schwellen streng zu setzen und mehr Vorgänge prüfen zu lassen. Mit wachsender Erfahrung lässt sich der Anteil der Vorgänge, die ohne Eingriff durchlaufen, schrittweise erhöhen.
Übergabe an Ihre Systeme und Datenschutz
Die erkannten Daten müssen dort ankommen, wo sie gebraucht werden: in der Buchhaltung, im ERP, im CRM oder in der Ablage. Am saubersten geschieht das über Schnittstellen. Wo es keine gibt, lassen sich Daten auch als Datei übergeben.
Dokumente enthalten oft personenbezogene Daten. Klären Sie deshalb, wo die Verarbeitung stattfindet, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt und ob Ihre Inhalte für das Training fremder Modelle verwendet werden. Bei der Scalient Group läuft die Verarbeitung in Frankfurt, und Ihre Inhalte fließen nicht in das Training fremder Modelle.
Fazit
KI liest heute Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare zuverlässig genug, um das Abtippen in vielen Büros weitgehend zu ersetzen. Entscheidend sind die Prüfung gegen Ihre Regeln, klare Schwellen für Rückfragen und eine saubere Übergabe an Ihre Systeme. Beginnen Sie mit dem Dokumenttyp, der am häufigsten vorkommt, und erweitern Sie danach.