Warum die Auswahl so viel ausmacht
Eine Handwerkersoftware begleitet einen Betrieb über Jahre. Sie entscheidet mit darüber, wie schnell ein Angebot beim Kunden ist, ob Fotos von der Baustelle wiedergefunden werden und ob die Rechnung am Ende vollständig ist. Wer sich für die falsche Lösung entscheidet, merkt das selten am ersten Tag, sondern nach einigen Monaten: wenn das Team die App nicht nutzt, wenn Daten doppelt gepflegt werden oder wenn abends im Büro wieder alles abgetippt wird.
Dieser Ratgeber zeigt, worauf Malerbetriebe, Dachdeckereien und Elektrobetriebe bei der Auswahl achten sollten. Er ersetzt keinen Test im eigenen Betrieb, hilft aber, die richtigen Fragen zu stellen, bevor Sie sich festlegen.
Zuerst den eigenen Ablauf aufschreiben
Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt sich ein Blick auf den eigenen Betrieb. Wie läuft ein typischer Auftrag heute ab, von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung? Wo entstehen Zettel, wo werden Daten ein zweites Mal eingegeben, wo geht Zeit verloren?
Schreiben Sie diese Schritte einmal auf, zum Beispiel so:
- Anfrage annehmen und Termin vereinbaren
- Aufmaß oder Besichtigung vor Ort
- Angebot erstellen und verschicken
- Einsatz planen und Team einteilen
- Arbeiten dokumentieren, mit Fotos und Berichten
- Rechnung schreiben und Zahlungseingang prüfen
Diese Liste ist Ihr Maßstab. Eine gute Software bildet genau diese Strecke ab, ohne dass Sie Ihren Betrieb um das Programm herum umbauen müssen. Je weniger Brüche zwischen den Schritten, desto mehr Zeit bleibt für die eigentliche Arbeit.
Was das eigene Gewerk braucht
Viele Programme sind für das Handwerk im Allgemeinen gebaut. Das klingt flexibel, bedeutet aber oft, dass gewerkspezifische Aufgaben in Freitextfeldern oder Zusatzlisten landen. Prüfen Sie deshalb, ob die Software die typischen Aufgaben Ihres Gewerks kennt.
Malerbetriebe
Im Malerhandwerk beginnt fast jeder Auftrag mit dem Aufmaß. Entscheidend ist, ob das Aufmaß direkt vor Ort erfasst werden kann und ob daraus ohne Umweg ein Angebot entsteht. Hilfreich ist außerdem, wenn der Materialbedarf aus den Flächen abgeleitet wird und Fotos dem jeweiligen Raum zugeordnet werden können.
Dachdeckereien
Auf dem Dach zählt die Dokumentation. Fotos sollten der jeweiligen Dachfläche zugeordnet werden, und aus der Dokumentation sollte sich ein Schadensbericht erstellen lassen, etwa für die Versicherung. Weil viele Arbeiten vom Wetter abhängen, ist eine Einsatzplanung wichtig, die sich kurzfristig umstellen lässt.
Elektrobetriebe
Elektrobetriebe arbeiten mit Fristen. Wiederkehrende Prüfungen an Anlagen und Geräten müssen im Blick bleiben, Prüfprotokolle sollten digital erfasst werden, etwa nach DGUV V3 oder beim E-Check. Eine Erinnerung vor Fälligkeit und die Möglichkeit, daraus direkt einen Wiederholungsauftrag anzulegen, sparen viel Nacharbeit.
Die Baustelle zuerst: die App
Der größte Teil der Informationen entsteht nicht im Büro, sondern auf der Baustelle. Deshalb ist die mobile App oft wichtiger als die Oberfläche am Schreibtisch. Achten Sie darauf, dass Mitarbeitende ihre Einsätze sehen, Fotos am richtigen Auftrag ablegen und Berichte ausfüllen können, ohne lange suchen zu müssen.
Ein einfacher Test: Geben Sie die App einem Mitarbeitenden, der sonst wenig mit Software zu tun hat, und lassen Sie ihn einen Auftrag dokumentieren. Wenn das ohne Erklärung gelingt, ist das ein gutes Zeichen. Wenn nicht, wird die App im Alltag vermutlich liegen bleiben, und die Zettel kommen zurück.
Daten, Server und Datenschutz
In einer Handwerkersoftware liegen Kundendaten, Adressen, Fotos aus Wohnungen und Rechnungen. Fragen Sie deshalb nach, wo die Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann. Ein Serverstandort in der EU, idealerweise in Deutschland, macht die Einordnung nach der Datenschutz-Grundverordnung deutlich einfacher.
Klären Sie außerdem, wie Sie Ihre Daten wieder herausbekommen, falls Sie den Anbieter später wechseln. Eine Software, die Ihre Daten nur schwer wieder freigibt, macht Sie abhängig.
Einführung und Ansprechpartner
Auch die beste Software hilft nicht, wenn sie nie richtig eingerichtet wird. Fragen Sie, ob die Einrichtung im Preis enthalten ist, wer Stammdaten und Vorlagen anlegt und wie schnell Sie bei Fragen eine Antwort bekommen. Ein fester Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt, ist in den ersten Wochen viel wert.
Planen Sie die Umstellung bewusst: Beginnen Sie mit einem Teil der Aufträge, sammeln Sie Rückmeldungen aus dem Team und erweitern Sie dann schrittweise. So bleibt der Betrieb arbeitsfähig, während die neue Software Fuß fasst.
Checkliste vor der Entscheidung
- Bildet die Software Ihren Ablauf vom Aufmaß bis zur Rechnung ohne Brüche ab?
- Kennt sie die typischen Aufgaben Ihres Gewerks?
- Kommt Ihr Team mit der App auf der Baustelle ohne Schulung zurecht?
- Werden Fristen und Wiederholungen zuverlässig erinnert?
- Wo stehen die Server, und wie kommen Sie an Ihre Daten?
- Ist die Einrichtung enthalten, und gibt es einen festen Ansprechpartner?
- Konnten Sie die Software vorher in einer Demo mit eigenen Beispielen sehen?
Wenn Sie diese Fragen für zwei oder drei Anbieter ehrlich beantworten, ist die Entscheidung meist deutlich klarer als nach jedem Prospekt.