Warum zuerst gemessen wird
Viele Automatisierungsprojekte starten mit einer Vermutung: Die Rechnungen kosten zu viel Zeit, das Postfach läuft über, die Angebote dauern zu lange. Oft stimmt die Vermutung, manchmal liegt das größere Potenzial aber an einer ganz anderen Stelle. Ein Prozess-Audit ersetzt die Vermutung durch Messung.
Ziel ist eine priorisierte Liste: welcher Vorgang wie viel Zeit kostet, was sich automatisieren lässt, was nicht, und in welcher Reihenfolge es sich lohnt. Mit dieser Liste entscheiden Sie auf einer belastbaren Grundlage, statt auf Bauchgefühl.
Was ein Prozess-Audit ist und was nicht
Ein Prozess-Audit ist eine kurze, strukturierte Aufnahme der Abläufe, die für eine Automatisierung in Frage kommen. Es ist keine Unternehmensberatung über Monate und kein Pflichtenheft mit hundert Seiten.
Was dazugehört
- Gespräche mit den Menschen, die den Ablauf heute machen.
- Messung an echten Vorgängen statt an Schätzungen.
- Bewertung, wie gut sich jeder Ablauf automatisieren lässt.
- Einordnung jedes Anwendungsfalls nach dem EU AI Act.
Was nicht dazugehört
Ein Audit baut noch nichts. Es ersetzt auch keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Prüfung Ihrer gesamten IT. Es beantwortet eine konkrete Frage: Wo lohnt sich der erste Schritt?
So läuft ein Audit ab
Ein Audit folgt einem einfachen Muster, das sich vor Ort oder per Video umsetzen lässt:
- Überblick: Welche Abläufe gibt es, wer ist beteiligt, welche Systeme sind im Einsatz?
- Auswahl: Welche Abläufe sind häufig, regelmäßig und dokumentenlastig genug, um genauer hinzusehen?
- Messung: An fünf bis zehn echten Vorgängen wird nachvollzogen, wie lange jeder Schritt dauert und wo es hakt.
- Bewertung: Für jeden Ablauf werden Aufwand und Wirkung eingeschätzt.
- Ergebnis: Eine priorisierte Liste mit Empfehlung für den Einstieg.
Wichtig ist, dass dabei die Menschen am Tisch sitzen, die den Ablauf tatsächlich erledigen. Sie kennen die Sonderfälle, die in keiner Prozessbeschreibung stehen.
Welche Vorgänge gemessen werden
Gemessen wird nicht alles, sondern das, was für eine Entscheidung zählt. Typische Kandidaten sind:
- Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und weitergeben.
- Anfragen aus Formular und Postfach einordnen und beantworten.
- Angebote aus Preislisten und Textbausteinen erstellen.
- Bewerbungen erfassen und bestätigen.
- Lieferscheine mit Bestellungen abgleichen.
- Informationen aus mehreren Systemen für einen Bericht zusammentragen.
Für jeden Vorgang wird festgehalten, wie oft er vorkommt, wie lange er dauert, welche Systeme beteiligt sind und wie häufig Rückfragen oder Fehler auftreten.
Aufwand und Wirkung abwägen
Die Messung allein sagt noch nicht, wo Sie anfangen sollten. Dafür werden zwei Fragen gegeneinander gestellt.
Wirkung
Wie viel Zeit bindet der Ablauf heute? Wie teuer sind Fehler oder Verzögerungen? Wie viele Menschen sind beteiligt? Ein Ablauf mit hoher Wirkung entlastet spürbar.
Aufwand
Wie viele Systeme müssen angebunden werden, und haben sie Schnittstellen? Wie viele Sonderfälle gibt es? Wie gut lässt sich das Ergebnis kontrollieren? Ein Ablauf mit geringem Aufwand ist schnell im Echtbetrieb.
Ganz oben auf der Liste landen Abläufe mit hoher Wirkung und überschaubarem Aufwand. Abläufe mit hohem Aufwand und geringer Wirkung werden bewusst zurückgestellt, auch wenn sie technisch reizvoll wären.
Einordnung nach dem EU AI Act
Seit August 2024 ist der EU AI Act in Kraft, seine Pflichten gelten gestaffelt. Für jedes Unternehmen, das KI einsetzt, stellt sich die Frage, in welche Risikoklasse ein Anwendungsfall fällt. Die meisten Büroabläufe wie Rechnungseingang oder Postfach gehören nach heutigem Verständnis zum minimalen Risiko oder unterliegen Transparenzpflichten. Anwendungen im Personalbereich, etwa die Auswahl von Bewerbungen, können dagegen als hochriskant gelten.
Deshalb wird im Audit jeder Anwendungsfall vor dem Bau eingeordnet, und die Pflichten werden festgehalten. Das ersetzt keine Rechtsberatung, sorgt aber dafür, dass die Frage nicht erst nach dem Start gestellt wird.
Was Sie vorbereiten sollten
Ein Audit wird umso aussagekräftiger, je besser es vorbereitet ist. Hilfreich sind:
- Zwei bis drei Stunden mit den Menschen, die die Abläufe heute erledigen.
- Einige echte Beispielvorgänge, etwa Rechnungen, Anfragen oder Bewerbungen, gern anonymisiert.
- Eine Übersicht der eingesetzten Programme, vom Postfach bis zur Buchhaltung.
- Eine erste Idee, wo es heute am meisten hakt.
Perfekt muss nichts sein. Gerade die unordentlichen Stellen zeigen oft, wo Automatisierung am meisten bringt.
Fazit
Ein Prozess-Audit beantwortet vor dem ersten Euro für die Umsetzung die Frage, wo sich Automatisierung lohnt. Bei der Scalient Group kostet es 890 € netto und dauert zwei Tage. Beauftragen Sie danach ein Paket, wird das Audit voll verrechnet. Wenn nicht, behalten Sie die Liste trotzdem.