Viel Post, wenig Zeit, hohe Sorgfalt
Kanzleien und Steuerberatungen arbeiten mit großen Mengen an Dokumenten: Mandantenpost, Bescheide, Belege, Verträge, Schriftsätze. Ein erheblicher Teil der Arbeit besteht darin, diese Dokumente zu sichten, zuzuordnen und an die richtige Stelle zu bringen. Gleichzeitig ist die Sorgfaltspflicht hoch, und Fehler bei Fristen können ernste Folgen haben.
KI kann hier entlasten, wenn sie richtig eingesetzt wird: als Vorbereitung, nicht als Entscheidung. Dieser Artikel zeigt, welche Abläufe sich eignen, welche rechtlichen Rahmenbedingungen Sie kennen sollten und wo die Grenze liegt.
Mandantenpost sortieren und zuordnen
Ob per Mail, über ein Portal oder als Scan der Papierpost: Eingehende Schreiben müssen dem richtigen Mandanten und Vorgang zugeordnet werden. Ein KI-Agent kann Absender, Betreff, Aktenzeichen und Art des Dokuments erkennen und daraus einen Zuordnungsvorschlag machen.
Typische Einordnungen
- Steuerbescheid, Prüfungsanordnung oder Anfrage des Finanzamts
- Schreiben der Gegenseite oder eines Gerichts
- Belege und Unterlagen von Mandanten
- Allgemeine Anfragen, die eine Rückmeldung brauchen
- Werbung und Irrläufer, die aussortiert werden können
Ist die Zuordnung unsicher, etwa weil ein Aktenzeichen fehlt, geht das Dokument mit einem Hinweis an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter. Der Agent rät nicht, er fragt nach.
Belege anfordern und Fristen erkennen
Belege anfordern und zuordnen
In der Steuerberatung gehört das Nachfassen bei fehlenden Belegen zum Alltag. Ein Agent kann prüfen, welche Unterlagen für einen Monat oder ein Jahr noch fehlen, eine Erinnerung an den Mandanten vorbereiten und eingehende Belege dem richtigen Zeitraum zuordnen. Für die Weiterverarbeitung lassen sich Dokumente so vorsortieren, dass sie sauber in DATEV übernommen werden können.
Fristen aus Schreiben erkennen
Bescheide, gerichtliche Schreiben und Aufforderungen enthalten Fristen. Die KI kann Datumsangaben und Formulierungen erkennen, die auf eine Frist hindeuten, und einen Eintrag für den Fristenkalender vorschlagen. Wichtig: Die Berechnung und Kontrolle von Fristen bleibt Aufgabe der Kanzlei. Der Vorschlag ist eine zusätzliche Absicherung, kein Ersatz für die etablierte Fristenkontrolle.
Entwürfe und interne Recherche
Standardschreiben, Mandanteninformationen, Erinnerungen und Antworten auf häufige Fragen folgen oft einem Muster. Ein Agent kann Entwürfe aus Ihren Vorlagen erstellen, die anschließend von einer Berufsträgerin oder einem Berufsträger geprüft werden. Ein interner Assistent kann zudem Fragen des Teams zu Kanzleirichtlinien oder internen Vorlagen beantworten, mit Verweis auf die Fundstelle.
Eine klare Grenze gilt für die inhaltliche Beratung. KI erteilt keine Rechts- oder Steuerberatung. Sie bereitet vor, fasst zusammen und schlägt vor. Die fachliche Beurteilung und die Verantwortung gegenüber dem Mandanten liegen immer beim Berufsträger.
Berufsgeheimnis und externe Dienstleister
Rechtsanwälte und Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht, strafrechtlich abgesichert durch § 203 StGB. Seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2017 dürfen Berufsgeheimnisträger externe Dienstleister einbinden, wenn das für deren Tätigkeit erforderlich ist und bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Für Steuerberater regelt das § 62a StBerG, für Rechtsanwälte § 43e BRAO.
Vereinfacht gesagt gehören dazu nach diesen Vorschriften unter anderem eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform und eine Begrenzung des Zugriffs auf das Erforderliche. Die genauen Anforderungen und ihre Anwendung auf Ihre Kanzlei sollten Sie mit Ihrer Kammer oder fachkundiger Beratung klären. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
- Verschwiegenheitsverpflichtung des Dienstleisters in Textform
- AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Verarbeitung in Rechenzentren in Frankfurt am Main
- Kein Training fremder Modelle mit Ihren Inhalten
- Auf Wunsch Betrieb des Modells in Ihrer eigenen Infrastruktur
- Protokoll jedes automatischen Schritts mit Zeitstempel und Quelle
Diese Punkte bietet die Scalient Group als Teil des Setups an. Ob sie für Ihre konkrete Situation ausreichen, entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrer Beratung.
Ein sinnvoller Einstieg
Für Kanzleien empfiehlt sich ein Einstieg mit geringem Risiko und hoher Wiederholung. Die Sortierung der Eingangspost oder das Anfordern fehlender Belege sind gute Kandidaten: Sie kommen täglich vor, das Ergebnis lässt sich leicht prüfen, und ein Fehler wird bei der Weiterbearbeitung ohnehin bemerkt.
- Mit einem Ablauf beginnen, nicht mit der ganzen Kanzlei
- Zunächst nur Vorschläge, keine automatischen Aktionen nach außen
- Ergebnisse einige Wochen gegenprüfen, dann Regeln schärfen
- Anwendungsfall vor dem Bau nach EU AI Act einordnen und dokumentieren
Fazit
KI kann Kanzleien und Steuerberatungen spürbar entlasten, vor allem beim Sortieren, Zuordnen und Nachfassen. Der Schlüssel ist eine saubere Rollenverteilung: Die KI bereitet vor, der Berufsträger entscheidet und verantwortet. Wer zusätzlich die Anforderungen an externe Dienstleister ernst nimmt und auf eine Verarbeitung in Deutschland achtet, schafft die Grundlage für einen Einsatz, der zum Berufsrecht passt.