Belege kommen unsortiert, Unterlagen fehlen, Fristen stehen in Schreiben, die erst gelesen werden müssen. Ein Agent sortiert, erfasst und erinnert, unter den Regeln, die für Berufsgeheimnisträger gelten.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
- 01
Belege sortieren
Mandanten schicken Belege gemischt per Mail, Upload und Post. Jeder muss zugeordnet werden.
- 02
Nachfordern
Fehlende Unterlagen werden einzeln angemahnt, oft mehrfach.
- 03
Fristen lesen
Bescheide und Schreiben müssen gelesen werden, bevor eine Frist im Kalender steht.
- 04
Rückfragen
Dieselben Fragen von Mandanten werden immer wieder per Mail beantwortet.
Die Verschwiegenheit gilt auch für den Agenten. Sie steht im Vertrag, nicht im Kleingedruckten.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
- 01
Mandantenbelege zuordnen
Belege werden erkannt, dem Mandanten und Zeitraum zugeordnet und für die Buchhaltung vorbereitet.
- 02
Unterlagen nachfordern
Fehlende Belege werden erkannt und nach Ihrem Rhythmus beim Mandanten angefragt.
- 03
Fristen erfassen
Fristen aus Bescheiden und Schreiben werden erkannt und zur Prüfung in den Fristenkalender vorgeschlagen.
- 04
Posteingang verteilen
Eingehende Schreiben werden dem Mandat und der zuständigen Person zugeordnet.
- 05
Standardanfragen beantworten
Antwortentwürfe für wiederkehrende Mandantenfragen aus Ihren Vorlagen, zur Freigabe.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
Mandant schickt einen Stapel Belege für das Quartal
Ergebnis
Sortierte Belege, Liste der fehlenden Unterlagen
- 1
Lesen
Art, Datum, Betrag und Aussteller jedes Belegs werden erkannt.
- 2
Zuordnen
Belege werden Mandant und Zeitraum zugeordnet, Dubletten markiert.
- 3
Lücken finden
Abgleich mit dem Vorquartal: welche wiederkehrenden Belege fehlen?
NachfordernMensch entscheidet
Ein Entwurf für die Nachforderung liegt bereit, Sie geben ihn frei.
- 5
Übergeben
Vollständige Belege gehen an DATEV zur Bearbeitung.
Zusätzlich zu AV-Vertrag, Verarbeitung in Frankfurt und Protokoll gilt in dieser Branche Folgendes.
- 01
Berufsgeheimnis
Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheit nach § 203 StGB. Dienstleister müssen nach § 62a StBerG beziehungsweise § 43e BRAO zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Diese Verpflichtung gehört bei Kanzleien zum Vertrag.
- 02
Kein Training mit Mandantendaten
Mandanteninhalte fließen nicht in das Training fremder Modelle. Wo nötig, läuft das Modell in Ihrer eigenen Infrastruktur.
- 03
Verarbeitung in Frankfurt
Die Verarbeitung läuft in deutschen Rechenzentren. Eine Übermittlung in Drittländer gibt es nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.
- 04
Fristen prüft ein Mensch
Erkannte Fristen sind Vorschläge. Eingetragen und verantwortet werden sie von Ihrem Team.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- DATEV
- Microsoft 365
- Outlook
- Google Workspace
- Gmail
Scale
Der komplette Abteilungs-Workflow
In Kanzleien greifen Belegeingang, Nachforderung und Fristen ineinander. Das ist ein Abteilungs-Workflow mit DATEV als Kernsystem.
Für einen einzelnen Ablauf wie den Belegeingang reicht das Starter-Paket.
- Agenten-System für eine ganze Abteilung
- Anbindung von zwei bis drei Kernsystemen
- Laufende Optimierung, Monitoring und Serverkosten
Dürfen wir Mandantendaten an einen Dienstleister geben?
Das Berufsrecht erlaubt es unter Bedingungen, unter anderem mit einer schriftlichen Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit. Diese Verpflichtung und der AV-Vertrag liegen vor der ersten Verarbeitung vor. Die berufsrechtliche Beurteilung im Einzelfall bleibt bei Ihnen.
Arbeitet das mit DATEV?
Ja, DATEV binden wir an. Welcher Weg zu Ihrer Einrichtung passt, klären wir im Audit.
Trägt der Agent Fristen selbst ein?
Er schlägt sie vor, mit Fundstelle im Schreiben. Eingetragen werden sie erst nach Prüfung durch eine Person.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.