Rechnungen lesen, mit Bestellung und Lieferschein abgleichen, vorkontieren und an DATEV übergeben: Das übernimmt ein Agent. Ihr Team prüft nur noch, was über Ihren Schwellen liegt oder nicht zusammenpasst.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
- 01
Abtippen
Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen und Steuersätze werden aus PDFs von Hand übertragen.
- 02
Abgleichen
Rechnung, Bestellung und Lieferschein liegen in drei Systemen und werden einzeln verglichen.
- 03
Hinterherlaufen
Fehlende Belege, offene Freigaben und überfällige Zahlungen brauchen Erinnerungen.
- 04
Zuordnen
Zahlungseingänge ohne saubere Referenz müssen der richtigen Rechnung zugeordnet werden.
Ihre Buchhaltung sieht künftig nur noch die Belege, bei denen etwas nicht stimmt.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
- 01
Rechnungseingang mit Vorkontierung
Rechnungen aus dem Postfach werden gelesen, geprüft und mit Konto und Kostenstelle vorgeschlagen.
- 02
Belege an DATEV
Beleg und Buchungsvorschlag werden an DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware übergeben.
- 03
Mahnwesen vorbereiten
Überfällige Posten werden erkannt, die Mahnung entworfen und zur Freigabe vorgelegt.
- 04
Reisekosten prüfen
Belege werden gegen Ihre Reiserichtlinie geprüft, Abweichungen markiert.
- 05
Zahlungen zuordnen
Zahlungseingänge werden offenen Rechnungen zugeordnet, auch wenn der Verwendungszweck unvollständig ist.
- 06
Belege nachfordern
Fehlt zu einer Kartenzahlung der Beleg, geht eine Erinnerung an die richtige Person.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
PDF-Rechnung kommt per Mail an buchhaltung@
Ergebnis
Gebuchter Beleg mit Prüfprotokoll
- 1
Lesen
Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuersätze werden erkannt.
- 2
Prüfen
Abgleich mit Bestellung und Lieferschein. Abweichungen werden markiert.
- 3
Vorkontieren
Konto und Kostenstelle nach Ihren bisherigen Buchungen vorgeschlagen.
FreigebenMensch entscheidet
Über Ihrer Schwelle geht die Rechnung mit Begründung an eine Person.
- 5
Übergeben
Beleg und Buchungsvorschlag landen in DATEV oder Ihrer Buchhaltung.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- DATEV
- lexoffice
- sevDesk
- SAP
- Microsoft 365
- Outlook
- Gmail
Scale
Der komplette Abteilungs-Workflow
Wenn Rechnungseingang, Mahnwesen und Zahlungsabgleich zusammen laufen sollen, ist das ein Abteilungs-Workflow mit zwei bis drei angebundenen Systemen.
Geht es nur um den Rechnungseingang, reicht das Starter-Paket.
- Agenten-System für eine ganze Abteilung
- Anbindung von zwei bis drei Kernsystemen
- Laufende Optimierung, Monitoring und Serverkosten
Ersetzt das unsere Steuerberatung?
Nein. Der Agent bereitet Belege und Buchungsvorschläge vor. Die steuerliche Beurteilung und die Verantwortung für die Buchführung bleiben bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.
Funktioniert das mit DATEV?
Ja, Belege und Buchungsvorschläge werden an DATEV übergeben. Welcher Weg in Ihrem Fall passt, klären wir im Audit anhand Ihrer Einrichtung.
Was ist mit GoBD und Aufbewahrung?
Der Agent verändert keine Belege. Original, Buchungsvorschlag und Prüfprotokoll werden abgelegt. Wie sich das in Ihre Verfahrensdokumentation einfügt, stimmen wir mit Ihnen und Ihrer Steuerberatung ab.
Was passiert mit unleserlichen Belegen?
Ist sich der Agent nicht sicher, rät er nicht. Der Beleg geht mit Hinweis an eine Person und wird erst nach Freigabe weiterverarbeitet.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.