Statusfragen, Retouren, Bestellungen per Mail und Lieferantenrechnungen kommen jeden Tag in derselben Form. Ein Agent schlägt in Shop und Warenwirtschaft nach und erledigt das Wiederkehrende.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
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Statusfragen
Ein großer Teil des Postfachs fragt, wo eine Bestellung gerade ist.
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Retouren
Rücksendungen kommen ohne Bestellnummer oder Grund an und werden nachgefragt.
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Bestellungen per Mail
Geschäftskunden bestellen per Mail oder PDF, die Positionen werden abgetippt.
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Lieferanten
Rechnungen, Lieferscheine und Lieferverzug werden von Hand abgeglichen.
Die Frage nach dem Paket kommt jeden Tag. Ihre Antwort ab jetzt in Sekunden.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
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Status-Anfragen beantworten
Bestellung und Sendung werden nachgeschlagen, die Antwort enthält den Sendungslink.
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Retouren erfassen
Bestellnummer, Artikel und Grund werden erkannt oder nachgefragt, die Retoure angelegt.
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Bestellungen aus Mails anlegen
Positionen aus Mails und PDFs werden als Auftrag in Shop oder Warenwirtschaft angelegt, zur Prüfung.
- 04
Lieferscheine abgleichen
Wareneingang, Lieferschein und Rechnung werden verglichen, Abweichungen gemeldet.
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Lieferverzug melden
Verspätete Lieferungen werden erkannt, betroffene Kunden auf Wunsch informiert.
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Produkttexte vorbereiten
Aus Herstellerdaten entstehen Entwürfe für Produkttexte in Ihrem Ton.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
Kundin fragt nach dem Stand ihrer Bestellung
Ergebnis
Beantwortet oder mit Entwurf weitergeleitet
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Erkennen
Anliegen, Kunde und Vorgang werden erkannt, auch ohne Bestellnummer.
- 2
Nachschlagen
Status aus Warenwirtschaft und Versanddienstleister abfragen.
- 3
Antworten
Antwort in Ihrem Ton, mit Sendungslink und nächstem Schritt.
EskalierenMensch entscheidet
Beschwerden oder Sonderfälle gehen sofort an Ihr Team.
Zusätzlich zu AV-Vertrag, Verarbeitung in Frankfurt und Protokoll gilt in dieser Branche Folgendes.
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Zahlungsdaten bleiben beim Zahlungsanbieter
Der Agent braucht keine Karten- oder Kontodaten. Er sieht den Zahlungsstatus, nicht die Zahlungsdaten.
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Nur nötige Kundendaten
Für eine Statusantwort reichen Bestellung und Sendung. Mehr wird nicht abgefragt.
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Verarbeitung in Frankfurt
Kundendaten werden in deutschen Rechenzentren verarbeitet, mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- Shopify
- WooCommerce
- Odoo
- Stripe
- Gmail
- Outlook
- Slack
Starter
Ein Kernprozess, sauber automatisiert
Das Kundenservice-Postfach mit Anbindung an den Shop ist im Handel meist der Ablauf mit dem größten Volumen.
Sollen Retouren, Bestellungen und Einkauf dazukommen, passt das Scale-Paket.
- Ein zentraler Prozess, etwa Rechnungseingang oder Anfragen
- Anbindung an ein bestehendes System
- Wartung, Nachschärfen und Serverkosten enthalten
Funktioniert das mit Shopify oder WooCommerce?
Ja, beide binden wir an. Für andere Shopsysteme prüfen wir die Schnittstelle im Erstgespräch.
Was ist mit Spitzen wie dem Weihnachtsgeschäft?
Ein Agent arbeitet bei hohem Aufkommen genauso wie an ruhigen Tagen. Sonderfälle gehen weiter an Ihr Team, das sich dann auf diese konzentrieren kann.
Darf der Agent Erstattungen auslösen?
Nur wenn Sie das wollen und bis zu einer Schwelle, die Sie festlegen. Alles darüber geht zur Freigabe an eine Person.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.