Schadensmeldungen, Mieterfragen, Interessenten und Belege für die Abrechnung landen in einem Postfach. Ein Agent erfasst, ordnet zu und bereitet vor. Ihr Team entscheidet und spricht mit den Menschen.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
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Schadensmeldungen
Meldungen kommen unvollständig an, Objekt, Wohnung und Fotos werden nachgefragt.
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Mieterfragen
Fragen zu Abrechnung, Hausordnung und Terminen wiederholen sich täglich.
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Interessenten
Anfragen zu Wohnungen werden einzeln beantwortet und Besichtigungen abgestimmt.
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Belege
Rechnungen für die Nebenkostenabrechnung werden Objekten und Kostenarten zugeordnet.
Jede Meldung vollständig, bevor jemand im Büro sie zum ersten Mal liest.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
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Schadensmeldungen erfassen
Objekt, Wohnung, Art des Schadens und Dringlichkeit werden erkannt, Fotos angefragt.
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Handwerker beauftragen
Ein Auftragsentwurf an den zuständigen Handwerker liegt zur Freigabe bereit.
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Mieterfragen beantworten
Antworten aus Hausordnung, Verträgen und Ihren Vorlagen, mit Fundstelle.
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Interessenten vorsortieren
Anfragen werden beantwortet, Besichtigungstermine vorgeschlagen.
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Belege zuordnen
Rechnungen werden Objekt und Kostenart zugeordnet und für die Abrechnung vorbereitet.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
Mieterin meldet per Mail einen tropfenden Wasserhahn
Ergebnis
Vorgang angelegt, Handwerker beauftragt, Mieterin informiert
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Erkennen
Objekt, Wohnung und Art des Schadens werden erkannt, auch ohne Aktenzeichen.
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Nachfragen
Fehlt ein Foto oder ein Zeitfenster für den Zugang, geht eine Rückfrage raus.
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Einordnen
Dringlichkeit nach Ihren Regeln: Wasserschaden sofort, Tropfen im Lauf der Woche.
BeauftragenMensch entscheidet
Auftragsentwurf an den Handwerker für dieses Objekt, Sie geben frei.
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Informieren
Die Mieterin bekommt Bestätigung und Termin.
Zusätzlich zu AV-Vertrag, Verarbeitung in Frankfurt und Protokoll gilt in dieser Branche Folgendes.
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Mieterdaten
Namen, Adressen und Vertragsdaten werden nur für den Vorgang verarbeitet, mit Löschfristen nach Ihrem Löschkonzept.
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Selbstauskünfte
Unterlagen von Interessenten enthalten sensible Angaben. Der Agent liest nur die Felder, die Sie freigeben, und entscheidet nicht über Mieter.
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Verarbeitung in Frankfurt
Die Daten bleiben in deutschen Rechenzentren, mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- Microsoft 365
- Outlook
- Gmail
- Google Workspace
- DATEV
- Airtable
Scale
Der komplette Abteilungs-Workflow
In der Verwaltung hängen Schadensmeldung, Handwerker und Abrechnung zusammen. Das ist ein Abteilungs-Workflow.
Für den Anfang mit einem Ablauf, etwa nur Schadensmeldungen, reicht das Starter-Paket.
- Agenten-System für eine ganze Abteilung
- Anbindung von zwei bis drei Kernsystemen
- Laufende Optimierung, Monitoring und Serverkosten
Funktioniert das mit unserer Verwaltungssoftware?
Das hängt von der Schnittstelle ab. Im Erstgespräch prüfen wir, wie der Agent an Ihre Software kommt, und sagen ehrlich, wenn es keinen sauberen Weg gibt.
Entscheidet der Agent über Mietinteressenten?
Nein. Er beantwortet Anfragen und schlägt Termine vor. Wer eine Wohnung bekommt, entscheidet Ihr Team.
Was ist mit Notfällen außerhalb der Geschäftszeit?
Der Agent erkennt Meldungen, die nach Ihren Regeln dringend sind, und leitet sie an Ihren Notdienst weiter. Den Notdienst selbst ersetzt er nicht.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.