Eine Anfrage kommt als Mail, als PDF-Leistungsverzeichnis oder als Excel-Liste. Ein Agent liest die Positionen, ordnet sie Ihren Artikeln und Leistungen zu, rechnet nach Ihren Regeln und legt den Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage an. Ihr Team prüft und schickt ab.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
- 01
Abschreiben
Positionen aus Leistungsverzeichnissen werden Zeile für Zeile in die Angebotssoftware übertragen.
- 02
Suchen
Für jede Position wird der passende Artikel, Preis oder Textbaustein gesucht.
- 03
Kopieren
Konditionen, Texte und Rabatte werden aus alten Angeboten zusammenkopiert.
- 04
Warten
Bis das Angebot fertig ist, vergehen Tage. In der Zeit fragt der Kunde woanders.
Wer zuerst ein sauberes Angebot schickt, bekommt oft den Auftrag.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
- 01
Anfragen und Anhänge lesen
Mail, PDF, Excel oder Scan: Positionen, Mengen und Termine werden erkannt.
- 02
Positionen zuordnen
Jede Position wird einem Artikel oder einer Leistung aus Ihrem Stamm zugeordnet.
- 03
Nach Ihren Regeln kalkulieren
Preise, Mengenrabatte, Zuschläge und Mindestmengen so, wie Sie sie festlegen.
- 04
Unklares markieren
Positionen ohne sichere Zuordnung werden markiert, statt geraten zu werden.
- 05
Entwurf in Ihrer Vorlage
Das Angebot entsteht in Ihrer Software oder Vorlage, mit Ihren Textbausteinen.
- 06
Nachfassen
Offene Angebote werden nach Ihrem Rhythmus nachgefasst.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
Kunde schickt eine Mail mit Leistungsverzeichnis als PDF
Ergebnis
Fertiger Angebotsentwurf in Ihrer Software
- 1
Lesen
Positionen, Mengen, Termine und Sonderwünsche werden aus Mail und Anhang erkannt.
- 2
Zuordnen
Jede Position wird einem Artikel oder einer Leistung aus Ihrer Preisliste zugeordnet.
- 3
Kalkulieren
Preise, Rabatte und Zuschläge nach Ihren Regeln, unklare Positionen werden markiert.
- 4
Entwerfen
Angebot in Ihrer Vorlage, mit Ihren Textbausteinen und Konditionen.
FreigebenMensch entscheidet
Ihr Team prüft den Entwurf, ändert bei Bedarf und schickt ab.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- Microsoft 365
- Outlook
- Gmail
- HubSpot
- Pipedrive
- SAP
- Excel
Scale
Der komplette Abteilungs-Workflow
Für gute Angebote braucht der Agent Ihre Artikel, Preise und Vorlagen. Das sind meist zwei bis drei angebundene Systeme.
Arbeiten Sie mit einer festen Preisliste und einer Vorlage, reicht oft das Starter-Paket.
- Agenten-System für eine ganze Abteilung
- Anbindung von zwei bis drei Kernsystemen
- Laufende Optimierung, Monitoring und Serverkosten
Woher kennt der Agent unsere Preise?
Aus Ihrer Preisliste, Ihrem Artikelstamm und bisherigen Angeboten. Regeln für Rabatte und Zuschläge legen Sie in Klartext fest.
Geht das auch mit Leistungsverzeichnissen im Handwerk?
Ja. PDFs und Excel-Listen aus Ausschreibungen werden Position für Position gelesen und Ihren Leistungen zugeordnet.
Verschickt der Agent Angebote selbst?
In der Regel nicht. Der Entwurf liegt zur Freigabe bereit, Ihr Team prüft und schickt ab.
Was ist mit Sonderwünschen?
Alles, was nicht eindeutig in Ihre Regeln passt, wird markiert und mit Hinweis an Ihr Team gegeben.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.