Bewerbungen kommen per Mail, über Jobportale und über das Formular auf Ihrer Website. Ein Agent erfasst jede davon, gleicht sie mit den Anforderungen der Stelle ab, bestätigt den Eingang und schlägt Termine vor. Wer eingeladen wird, entscheidet immer Ihr Team.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
- 01
Erfassen
Lebensläufe aus Mails und Portalen werden von Hand ins Bewerbersystem übertragen.
- 02
Bestätigen
Eingangsbestätigungen gehen spät oder gar nicht raus, Bewerber fragen nach.
- 03
Terminieren
Gesprächstermine werden in mehreren Mails hin und her abgestimmt.
- 04
Überblick
Welche Bewerbung wo steht, weiß nur, wer gerade das Postfach offen hat.
Gute Bewerber warten nicht. Ab jetzt müssen sie das auch nicht.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
- 01
Bewerbungen aus allen Kanälen
Mail, Jobportale und Website-Formular landen in einem Ablauf.
- 02
Unterlagen auslesen
Stammdaten, Qualifikationen, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung werden erfasst.
- 03
Abgleich mit der Stelle
Anforderungen und Unterlagen werden verglichen, ohne Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Herkunft.
- 04
Eingang bestätigen
Jede Bewerbung bekommt eine freundliche Bestätigung in Ihrem Namen.
- 05
Termine vorschlagen
Nach Ihrer Freigabe gehen Terminvorschläge aus Ihrem Kalender raus.
- 06
Absagen vorbereiten
Absagen werden als Entwurf vorbereitet und erst nach Freigabe verschickt.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
Bewerbung mit Lebenslauf als PDF
Ergebnis
Sauber erfasste Bewerbung im Personalsystem
- 1
Erfassen
Stammdaten, Qualifikationen und Verfügbarkeit werden ausgelesen.
- 2
Abgleichen
Abgleich mit den Anforderungen der Stelle, ohne Merkmale wie Alter oder Herkunft.
- 3
Bestätigen
Eingangsbestätigung und Terminvorschläge gehen automatisch raus.
EntscheidenMensch entscheidet
Die Auswahl trifft immer ein Mensch.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- Personio
- Microsoft 365
- Outlook
- Gmail
- Google Workspace
- StepStone
- Indeed
Starter
Ein Kernprozess, sauber automatisiert
Erfassen, Bestätigen und Terminieren ist ein klar abgegrenzter Ablauf mit einem Postfach und einem Zielsystem.
Sollen Onboarding und Vertragsunterlagen gleich mitlaufen, passt das Scale-Paket.
- Ein zentraler Prozess, etwa Rechnungseingang oder Anfragen
- Anbindung an ein bestehendes System
- Wartung, Nachschärfen und Serverkosten enthalten
Entscheidet die KI, wer eingeladen wird?
Nein. Der Agent erfasst, ordnet und bereitet vor. Die Auswahl trifft immer ein Mensch. So ist es auch im EU AI Act für den Personalbereich vorgesehen.
Werden Bewerber benachteiligt?
Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Herkunft fließen nicht in den Abgleich ein. Jede Einordnung kommt mit Begründung und ist im Protokoll nachvollziehbar.
Was gilt beim Datenschutz?
Bewerberdaten werden in Frankfurt verarbeitet, mit AV-Vertrag und festen Löschfristen nach Ihren Vorgaben.
Funktioniert das mit Personio?
Ja, und mit anderen Bewerbersystemen, die eine Schnittstelle haben. Ohne System reicht auch ein strukturiertes Postfach mit Tabelle.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.