Rechnungen kommen per Mail, als PDF, als Scan oder als E-Rechnung. Ein Agent liest jede davon, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab, schlägt Konto und Kostenstelle vor und übergibt sie an Ihre Buchhaltung. Ihr Team sieht nur noch die Fälle, bei denen etwas nicht passt.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
- 01
Abtippen
Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen und Steuersätze werden von Hand aus dem PDF übertragen.
- 02
Formate
PDF, Scan, XRechnung und ZUGFeRD kommen gemischt an und werden unterschiedlich behandelt.
- 03
Abgleichen
Bestellung, Lieferschein und Rechnung liegen in verschiedenen Systemen und werden einzeln verglichen.
- 04
Freigaben
Rechnungen warten im Postfach einer Person, bis sie Zeit für die Freigabe hat.
Ihre Buchhaltung sieht nur noch die Rechnungen, bei denen etwas nicht stimmt.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
- 01
Rechnungen aus dem Postfach holen
Der Agent liest das Rechnungspostfach und erkennt Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen.
- 02
E-Rechnungen verarbeiten
XRechnung und ZUGFeRD werden genauso verarbeitet wie PDFs und Scans.
- 03
Dreifach-Abgleich
Rechnung, Bestellung und Lieferschein werden verglichen, Abweichungen bei Menge oder Preis markiert.
- 04
Vorkontierung
Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel werden nach Ihren bisherigen Buchungen vorgeschlagen.
- 05
Freigabe nach Schwelle
Über Ihrer Betragsgrenze geht die Rechnung mit Begründung an die zuständige Person.
- 06
Übergabe an die Buchhaltung
Beleg und Buchungsvorschlag landen in DATEV, lexoffice, sevDesk oder Ihrem ERP.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
PDF-Rechnung kommt per Mail an buchhaltung@
Ergebnis
Gebuchter Beleg mit Prüfprotokoll
- 1
Lesen
Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuersätze werden erkannt.
- 2
Prüfen
Abgleich mit Bestellung und Lieferschein. Abweichungen werden markiert.
- 3
Vorkontieren
Konto und Kostenstelle nach Ihren bisherigen Buchungen vorgeschlagen.
FreigebenMensch entscheidet
Über Ihrer Schwelle geht die Rechnung mit Begründung an eine Person.
- 5
Übergeben
Beleg und Buchungsvorschlag landen in DATEV oder Ihrer Buchhaltung.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- DATEV
- lexoffice
- sevDesk
- SAP
- Microsoft 365
- Outlook
- Gmail
Starter
Ein Kernprozess, sauber automatisiert
Der Rechnungseingang ist ein klar abgegrenzter Ablauf mit einem Eingang und einem Zielsystem. Damit ist er ein typischer erster Prozess.
Sollen Mahnwesen und Zahlungsabgleich gleich mitlaufen, passt das Scale-Paket.
- Ein zentraler Prozess, etwa Rechnungseingang oder Anfragen
- Anbindung an ein bestehendes System
- Wartung, Nachschärfen und Serverkosten enthalten
Funktioniert das auch mit E-Rechnungen?
Ja. XRechnung und ZUGFeRD werden direkt gelesen, PDFs und Scans über Texterkennung. Alle Formate landen am Ende im selben Ablauf.
Was passiert, wenn der Agent eine Rechnung nicht sicher lesen kann?
Er rät nicht. Die Rechnung geht mit Hinweis an eine Person und wird erst nach Prüfung weiterverarbeitet.
Wird damit automatisch bezahlt?
Nein. Der Agent bereitet Buchung und Freigabe vor. Zahlungen lösen weiterhin Sie aus, oder Ihre Buchhaltungssoftware nach Ihrer Freigabe.
Passt das zu GoBD?
Der Agent verändert keine Belege. Original, Buchungsvorschlag und Prüfprotokoll werden abgelegt. Wie das in Ihre Verfahrensdokumentation passt, stimmen wir mit Ihnen und Ihrer Steuerberatung ab.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.