Ein gemeinsames Postfach wie info@ oder service@ sammelt alles: Anfragen, Rechnungen, Beschwerden, Termine und Werbung. Ein Agent liest jede Mail, erkennt das Anliegen, legt sie beim richtigen Team ab und entwirft die Antwort. Einfache Fälle beantwortet er auf Wunsch selbst.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
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Sichten
Jemand liest jeden Morgen das ganze Postfach, nur um zu entscheiden, wer zuständig ist.
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Weiterleiten
Mails werden von Hand an Kollegen weitergeleitet und gehen dabei unter.
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Wiederholen
Dieselben Fragen zu Lieferzeit, Öffnungszeiten oder Status werden immer wieder einzeln beantwortet.
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Liegenlassen
Wichtige Mails rutschen nach unten, weil Werbung und Newsletter dazwischen liegen.
Morgens ist das Postfach schon sortiert. Ihr Team fängt gleich mit der Arbeit an.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
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Anliegen erkennen
Jede Mail bekommt ein Etikett: Anfrage, Rechnung, Reklamation, Termin, Bewerbung oder Werbung.
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An die richtige Stelle
Die Mail landet im richtigen Ordner, Ticket oder bei der zuständigen Person.
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Antwort entwerfen
Der Entwurf entsteht in Ihrem Ton, mit Daten aus Ihren Systemen, und wartet auf Freigabe.
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Einfache Fälle selbst beantworten
Wenn Sie das freigeben, beantwortet der Agent Standardfragen direkt.
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Dringendes melden
Beschwerden, Fristen und wichtige Kunden werden sofort hervorgehoben.
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Anhänge weiterverarbeiten
Rechnungen, Aufträge und Lebensläufe gehen gleich in den passenden Ablauf.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
Kundin fragt nach dem Stand ihrer Bestellung
Ergebnis
Beantwortet oder mit Entwurf weitergeleitet
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Erkennen
Anliegen, Kunde und Vorgang werden erkannt, auch ohne Bestellnummer.
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Nachschlagen
Status aus Warenwirtschaft und Versanddienstleister abfragen.
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Antworten
Antwort in Ihrem Ton, mit Sendungslink und nächstem Schritt.
EskalierenMensch entscheidet
Beschwerden oder Sonderfälle gehen sofort an Ihr Team.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- Outlook
- Microsoft 365
- Gmail
- Google Workspace
- Zendesk
- Freshdesk
- HubSpot
Starter
Ein Kernprozess, sauber automatisiert
Ein Postfach mit klaren Kategorien ist ein überschaubarer erster Ablauf, der sofort im Alltag spürbar ist.
Sollen mehrere Postfächer und Ticketsysteme zusammen laufen, passt das Scale-Paket.
- Ein zentraler Prozess, etwa Rechnungseingang oder Anfragen
- Anbindung an ein bestehendes System
- Wartung, Nachschärfen und Serverkosten enthalten
Schickt der Agent Antworten ohne Prüfung raus?
Nur bei Fällen, die Sie ausdrücklich freigeben. Standardmäßig liegt jeder Entwurf zur Prüfung bereit.
Liest der Agent alle Mails im Unternehmen?
Nein, nur die Postfächer, die Sie dafür freigeben, meist ein gemeinsames wie info@ oder service@. Persönliche Postfächer bleiben außen vor.
Funktioniert das mit Outlook und Microsoft 365?
Ja, ebenso mit Gmail und Google Workspace. Die Mails bleiben in Ihrem Postfach, der Agent sortiert und schreibt dort.
Was ist mit vertraulichen Inhalten?
Die Verarbeitung läuft in Frankfurt, es gibt einen AV-Vertrag, und Ihre Inhalte werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.