Ein Agent erfasst Bewerbungen, bestätigt den Eingang, schlägt Termine vor und bereitet Onboarding-Unterlagen vor. Die Auswahl trifft immer ein Mensch.
Diese Arbeit kommt jede Woche wieder, und für keine davon wurde jemand eingestellt.
- 01
Erfassen
Lebensläufe aus Mails und Portalen werden von Hand ins Personalsystem übertragen.
- 02
Bestätigen
Eingangsbestätigungen, Absagen und Terminvorschläge werden einzeln geschrieben.
- 03
Terminieren
Gesprächstermine werden zwischen Bewerbern und Fachabteilung hin und her abgestimmt.
- 04
Erklären
Fragen zu Urlaub, Reisekosten oder Homeoffice werden immer wieder neu beantwortet.
Die Arbeit mit Menschen bleibt bei Menschen. Das Abtippen nicht.
Jeder davon lässt sich einzeln starten. Kritische Schritte gehen zur Freigabe an eine Person.
- 01
Bewerbungen erfassen
Stammdaten, Qualifikationen und Verfügbarkeit werden ausgelesen und im Personalsystem angelegt.
- 02
Eingangsbestätigung und Termine
Bestätigung und Terminvorschläge gehen automatisch raus, abgestimmt mit dem Kalender der Fachabteilung.
- 03
Onboarding-Unterlagen
Verträge, Checklisten und Zugänge werden für den ersten Arbeitstag vorbereitet.
- 04
Fragen zu Richtlinien
Ein Assistent beantwortet Fragen Ihres Teams aus Ihren Richtlinien, mit Fundstelle.
- 05
Unterlagen nachfordern
Fehlen Zeugnisse oder Nachweise, geht eine freundliche Erinnerung raus.
So arbeitet ein Agent an einem typischen Vorgang. Ein Beispiel für die Arbeitsweise, keine Referenz.
Eingang
Bewerbung mit Lebenslauf als PDF
Ergebnis
Sauber erfasste Bewerbung im Personalsystem
- 1
Erfassen
Stammdaten, Qualifikationen und Verfügbarkeit werden ausgelesen.
- 2
Abgleichen
Abgleich mit den Anforderungen der Stelle, ohne Merkmale wie Alter oder Herkunft.
- 3
Bestätigen
Eingangsbestätigung und Terminvorschläge gehen automatisch raus.
EntscheidenMensch entscheidet
Die Auswahl trifft immer ein Mensch.
Typische Systeme in diesem Bereich. Andere prüfen wir im Erstgespräch.
- Personio
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Outlook
- Gmail
- Notion
Starter
Ein Kernprozess, sauber automatisiert
Bewerbungseingang mit Anbindung an Ihr Personalsystem ist ein typischer erster Prozess.
Sollen Onboarding und interner Assistent dazukommen, passt das Scale-Paket.
- Ein zentraler Prozess, etwa Rechnungseingang oder Anfragen
- Anbindung an ein bestehendes System
- Wartung, Nachschärfen und Serverkosten enthalten
Sortiert der Agent Bewerber aus?
Nein. Er erfasst und ordnet, die Auswahl trifft immer ein Mensch. KI-Systeme, die über Bewerbungen entscheiden, gelten nach dem EU AI Act als Hochrisiko, deshalb bleibt diese Entscheidung bei Ihnen.
Werden Merkmale wie Alter oder Herkunft berücksichtigt?
Nein. Der Abgleich läuft nur gegen die fachlichen Anforderungen der Stelle. Merkmale wie Alter oder Herkunft fließen nicht ein.
Wo liegen die Bewerberdaten?
Die Verarbeitung läuft in Rechenzentren in Frankfurt am Main, die Daten bleiben in Ihrem Personalsystem. Löschfristen für abgelehnte Bewerbungen legen wir im Löschkonzept fest.
Funktioniert das mit Personio?
Ja, Personio binden wir an. Arbeiten Sie mit einem anderen System, prüfen wir die Schnittstelle im Erstgespräch.
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos, per Video.