Die Arbeit hinter der Baustelle
In vielen Handwerks- und Baubetrieben ist die Auftragslage nicht das Problem. Das Problem liegt im Büro: Anfragen kommen per Mail, Telefon, Formular und Messenger, Lieferscheine stapeln sich, Eingangsrechnungen wollen geprüft werden, und abends schreibt jemand die Berichte vom Tag ab. Diese Arbeit ist notwendig, aber sie bringt keinen Umsatz, und sie bleibt oft an der Inhaberin oder am Inhaber hängen.
KI-Automatisierung setzt genau dort an. Sie ersetzt nicht die Arbeit auf der Baustelle und nicht die Erfahrung, mit der ein Meister ein Angebot kalkuliert. Sie übernimmt die wiederkehrenden Schritte dazwischen: lesen, einordnen, übertragen, nachfragen. Dieser Artikel zeigt, welche Abläufe sich dafür eignen und worauf Sie achten sollten.
Anfragen annehmen und vorsortieren
Eine Anfrage im Handwerk ist selten vollständig. Es fehlen Maße, Fotos, die Adresse oder ein Wunschtermin. Bevor überhaupt jemand kalkulieren kann, gehen oft mehrere Nachrichten hin und her. Ein KI-Agent kann eingehende Anfragen lesen, unabhängig davon, ob sie über das Formular, per Mail oder als Nachricht kommen, und sie in eine einheitliche Form bringen.
Was der Agent dabei erkennt
- Um welche Leistung es geht, etwa Anstrich, Dachreparatur oder Elektroinstallation
- Ort und Einzugsgebiet: liegt der Auftrag in Ihrem Gebiet?
- Umfang und Dringlichkeit, soweit die Anfrage das hergibt
- Welche Angaben für ein Angebot noch fehlen
Rückfragen und Fotos anfordern
Fehlt etwas, verschickt der Agent eine freundliche Rückfrage in Ihrem Namen, zum Beispiel mit der Bitte um zwei, drei Fotos der Fläche oder des Schadens. Kommen die Fotos zurück, landen sie beim richtigen Vorgang. Welche Rückfragen automatisch hinausgehen und welche Sie vorher sehen wollen, legen Sie selbst fest.
Anfragen, die nicht passen, etwa außerhalb Ihres Gebiets oder für Leistungen, die Sie nicht anbieten, werden markiert. Ob darauf eine höfliche Absage folgt oder ob Sie den Fall selbst ansehen, entscheiden Sie.
Angebotsentwürfe vorbereiten
Ist eine Anfrage vollständig, kann der Agent einen Angebotsentwurf aus Ihren Preislisten und Textbausteinen zusammenstellen. Das ersetzt nicht die Kalkulation durch einen Menschen, aber es nimmt die Schreibarbeit ab: Positionen, Standardtexte, Zahlungsbedingungen und Anschreiben sind bereits vorbereitet.
Wichtig ist die Freigabe. Ein Angebot verlässt den Betrieb erst, wenn jemand es geprüft und bei Bedarf angepasst hat. Gerade im Handwerk hängt ein Preis oft an Dingen, die nur der Blick vor Ort zeigt. Der Entwurf spart Zeit, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Lieferscheine und Eingangsrechnungen
Material wird auf die Baustelle geliefert, der Lieferschein landet im Fahrzeug oder im Bauwagen, die Rechnung kommt Wochen später per Mail. Wer prüfen will, ob berechnet wurde, was geliefert wurde, muss beides zusammensuchen. Diese Arbeit lässt sich gut automatisieren.
- Lieferscheine werden fotografiert oder gescannt und ausgelesen, auch wenn sie handschriftliche Vermerke tragen.
- Eingangsrechnungen werden erfasst: Lieferant, Positionen, Mengen, Beträge.
- Rechnung, Lieferschein und Bestellung werden abgeglichen, Abweichungen markiert.
- Die Zuordnung zur Baustelle oder Kostenstelle wird vorgeschlagen.
- Beleg und Buchungsvorschlag gehen an DATEV oder Ihre Buchhaltung.
Rechnungen über einer von Ihnen festgelegten Schwelle gehen zur Freigabe an eine Person. Mehr dazu lesen Sie im Artikel über den automatisierten Rechnungseingang.
Termine, Bautagebuch und Berichte
Terminvergabe
Besichtigungstermine abzustimmen kostet Zeit, vor allem wenn mehrere Nachrichten nötig sind. Ein Agent kann freie Zeiten aus Ihrem Kalender vorschlagen, die Antwort des Kunden auswerten und den Termin eintragen. Kurzfristige Änderungen, etwa wegen Wetter oder Krankheit, bleiben bei Ihnen, der Agent kann aber die Benachrichtigung der Betroffenen vorbereiten.
Berichte aus Sprachnotizen
Auf der Baustelle schreibt niemand gern lange Texte. Eine Sprachnotiz am Ende des Tages ist schneller. Die KI kann daraus einen strukturierten Eintrag für das Bautagebuch oder einen Bericht für den Kunden erstellen: was erledigt wurde, welches Material verbraucht wurde, was offen ist. Der Bericht wird vor dem Versand gelesen, damit nichts Falsches beim Kunden ankommt.
Abgrenzung: KI-Automatisierung und Handwerkersoftware
KI-Automatisierung ist keine Handwerkersoftware. Sie arbeitet mit den Programmen, die Sie bereits nutzen, und übernimmt Schritte zwischen ihnen. Wenn Ihnen dagegen eine Software fehlt, die Aufmaß, Angebot, Einsatzplanung, Fotodokumentation und Rechnung in einem Ablauf abbildet, ist das eine andere Frage.
Für Maler, Dachdecker und Elektrobetriebe gibt es dafür das eigene Produkt der Scalient Group, Gewerkheld. Worauf Sie bei der Auswahl einer Handwerkersoftware generell achten sollten, beschreibt der Ratgeber zur Auswahl von Handwerkersoftware. Beides lässt sich kombinieren: Die Software ist das Fundament, die Automatisierung erledigt die Routine drumherum.
So fangen Sie an
Der beste Einstieg ist ein Ablauf, der häufig vorkommt und sich leicht kontrollieren lässt. In vielen Betrieben ist das entweder die Anfrage bis zum Angebotsentwurf oder der Rechnungseingang. Beides lässt sich als einzelner Prozess umsetzen.
- Notieren Sie eine Woche lang, wie viele Anfragen und Rechnungen eingehen und wer sie bearbeitet.
- Wählen Sie den Ablauf, der am meisten Zeit im Büro bindet.
- Legen Sie fest, was automatisch laufen darf und was zur Freigabe geht.
- Testen Sie mit echten Vorgängen der letzten Wochen, bevor das System live geht.
Ein einzelner Prozess startet bei der Scalient Group im Paket Starter mit 2.490 € Setup und 490 € im Monat, netto. In der Regel läuft er nach zwei bis drei Wochen im Echtbetrieb.
Fazit
Im Handwerk liegt das Potenzial der KI nicht auf der Baustelle, sondern im Büro dahinter. Anfragen vorsortieren, Rückfragen stellen, Belege abgleichen und Berichte aus Sprachnotizen erstellen: Das sind Aufgaben, die jeden Tag anfallen und sich gut automatisieren lassen. Entscheidend ist, dass Angebote, Freigaben und alles mit Tragweite beim Menschen bleiben. Dann gewinnt der Betrieb Zeit, ohne die Kontrolle abzugeben.